Con ocasión de la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus respectivos decretos reglamentarios posteriores, decreto 1377 de 2013, el decreto 886 de 2014, con atención a los dispuesto en la sentencia C-748 de 2011, por los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, y que tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tiene todas las personas a conocer, actualizar, rectificar y suspender el uso de sus datos personales. las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.
La Corte precisó que el derecho del Habeas Data como derecho autónomo requiere para su efectiva protección de mecanismos que lo garanticen y estos mecanismos apuntan a una institucionalidad administrativa que además del control y vigilancia tanto para los sujetos de derecho público como privado, aseguren la observancia efectiva de la protección de datos, y en razón de su carácter técnico, tenga la capacidad de fijar política pública en la materia, sin injerencias políticas para el cumplimiento de esas decisiones.
La CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA S.A.S. identificada con NIT
890.102.129-9, informa que desde su constitución ha recopilado, conservado y utilizado información personal para los siguientes fines:
Teniendo en cuenta que LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA S.A.S., posee bases de datos personales que contienen datos sensibles (base de datos de pacientes), se estipulan las siguientes finalidades especiales:
Datos Sensibles: frente al tratamiento de los datos sensibles, la ley permite que estos sean tratados únicamente cuando: (a) El titular de los datos personales haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización, (b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular de los datos personales y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
(c) El tratamiento es efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. (d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
A futuro la CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA pretende continuar con la recolección y utilización de datos personales, para lo cual destinará formatos de autorización a los titulares de dichos datos, adicionalmente se les dará a conocer la presente política a partir del día XX del mes XXX de 2023.
Las presentes políticas comprenden los principios, deberes, derechos, procedimientos y condiciones de seguridad respecto de los datos personales que reposan en la base de
datos de La CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA SAS, con el siguiente contenido:
Siguiendo el esquema que trae la ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, a continuación se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento del Manual:
Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para el caso concreto de La CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA SAS, toda persona que tenga acceso a consultar y realizar cualquier tipo de tratamiento en bases de datos propiedad de la clínica, es responsable a título personal, por ende, debe dar cumplimiento a las presentes políticas.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de Legalidad: Los Encargados y Responsables del tratamiento de los Datos Personales están sujetos a las disposiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y 1377 de 2013 y el Manual de Políticas adoptados por cada uno de ellos para garantizar el debido proceso y el acceso a la información por los titulares de los datos personales.
Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA en ejercicio de sus actividades como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:
LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA dentro el giro ordinario de sus actividades asume como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y en razón de ello tiene los siguientes deberes:
Nota 1: en el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
Nota 2: Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley.
Los titulares de los datos personales, que son las personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento y tienen los siguientes derechos:
Nota: en el asunto de la solicitud se deberá indicar que se trata de datos personales y especificar si se trata de datos de paciente, colaborador, proveedor, o usuario en general.
Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
Para el tratamiento de los datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por medio escrito y/o personal al correo electrónico info@sonrisaitliana.com y podrá ser objeto de consulta posterior por parte del Titular.
LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA SAS, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA para el tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular de los mismos, excepto en los siguientes casos autorizados por la ley 1581 de 2012:
Nota: LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA conservará la prueba de la autorización del titular, para que en caso de que lo solicite, se le entregue una copia del mismo ANEXO 1.
El aviso de privacidad, es una comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA cuenta con el Aviso de Privacidad en sus comunicaciones corporativas, el cual puede ser objeto de consulta. No obstante al momento de solicitar información del titular sobre los datos personales este aviso se le dará a conocer.
El Aviso de Privacidad deberá contener como mínimo la siguiente información:
Nota: LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA conservará el modelo de Aviso de Privacidad en caso de ser requerido por el titular, ver ANEXO 2.
Los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos que le asisten pueden elevar consultas y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento, reseñado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
La Consulta será atendida por la CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta dentro del término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguiente al vencimiento del primer término.
Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA SONRISA ITALIANA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar RECLAMO ante el Encargado o Responsable del Tratamiento, así:
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El titular o su causahabiente también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.
La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su delegatura para la Protección de Datos Personales ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Como pilar importante objeto de tratamiento por parte de la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013, en la medida en que ordenó que los Encargados y Responsables de los Datos Personales establezcan medidas de seguridad sobre los datos personales para su protección y conservación y evitar la adulteración, perdida, consulta, uso, o acceso no autorizado o fraudulento ha implementado una política de seguridad que está encaminada a conservar, proteger la información suministrada por sus clientes, empleados y proveedores bajo condiciones estrictas de seguridad que impiden la adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento, que para todos los efectos hace parte integral del presente Manual.
Esta política está basada en los siguientes objetivos y tópicos:
